Z chwilą uaktywnienia pliku wykonywalnego ukazuje się plansza główna programu,
która w zasadzie składa się z ułożonych poziomo kolejnych rekordów
zawierających dane o poszczególnych sprawach.
Dane są ułożone w kolejności alfabetycznej według terminu ich
dostarczenia (nadesłania). Z powyższych względów w/w pole zostało
oznaczone kolorem żółtym.
W fazie włączenia program udostępnia użytkownikowi listę niezbędnych danych o sprawach, tzn: dane (Imiona i Nazwiska) nadawców poszczególnych spraw, terminy dostarczenia, krótkie opisy sprawy oraz ewentualnie wypełnioną rubrykę "Tryb załatwienia". Powyższa rubryka została oznaczona kolorem zielonym.
Dostęp do pełnych danych będzie możliwy z chwilą wprowadzenia wybranego rekordu (klik na rekordzie) w stan edycji. W otwieranym, w następstwie wykonania powyższych czynności, oknie "Edycja i druk" ukazują się poprzednie dane, uzupełnione o opis szczegółowy sprawy, adnotacje urzędowe, w postaci pisemnych, wyczerpujących uwag o trybie załatwienia sprawy oraz o trybie udzielenia nadawcy odpowiedzi w przedmiotowej sprawie.
W tej fazie użytkownik ma możliwość przeglądu danych, ich modyfikacji i
ewentualnego wydruku. Zamkniecie powyższego okna spowoduje zapis zmodyfikowanych danych.
Zapis danych wraz z reorganizacją bazy będzie miał miejsce również w przypadku dodawania nowych rekordów
oraz niszczenia rekordów zbędnych lub stworzonych w sposób niewłaściwy.